Komplexe Abläufe modernisieren und auf bewährten Geschäftssystemen aufbauen

Die Herausforderung

Die Fachleute im Hypotheken-Backoffice bearbeiteten Finanzierungsfälle in fünf Systemen und rund 40 Masken. Ein einzelner Fall konnte 12–18 Monate offen bleiben. Dabei mussten mehr als 70 Dokumenttypen und rund 90 fachliche Bedingungen koordiniert werden.

Während Berater im Frontoffice über eine integrierte Lösung zur Verwaltung von Finanzierungsfällen verfügten, mussten Backoffice-Teams zwischen Kernbankensystem, CRM und mehreren Dokumentenmanagementsystemen wechseln. Dokumentenanforderungen, Eingangsstatus, Fristen und Fallfortschritt wurden teilweise als Freitext im CRM gepflegt.

Erfahrene Mitarbeitende investierten dadurch erheblichen Aufwand, um den Prozessstand zu rekonstruieren, ausstehende Dokumente und Bedingungen zu verfolgen, Nachfassaktionen auszulösen und mehrere Systeme aufeinander abzustimmen.

Die Bank wollte diese Tätigkeiten standardisieren und automatisieren. Ihre bewährten Systeme sollten dabei die führenden Quellen für Geschäftsdaten bleiben.

Der Ansatz

Norifys Principal Architect arbeitete direkt mit den Fach- und Technologieteams der Bank zusammen. Er übersetzte die operativen Anforderungen in eine Lösungsarchitektur, die Prozessautomatisierung mit Kernbankensystem, CRM und Dokumentenmanagement verbindet.

Die Architektur setzt Flowable zur Orchestrierung der bestehenden Systeme ein, ohne ein weiteres führendes Datensystem aufzubauen. Kritische Banking-Daten bleiben im Kernbankensystem massgeblich. Skalierbare APIs und ereignisbasierte Integration stellen die benötigten Informationen dort und dann bereit, wo der Prozess sie benötigt.

Der entstandene Workflow bietet dem Backoffice eine einheitliche Sicht auf den Finanzierungsprozess. Dokumentenstatus und Fristen lassen sich automatisch verfolgen, Dokumente mit ihren Quellsystemen abgleichen, CRM-Informationen aktualisieren und Folgekommunikation auslösen. Mitarbeitende müssen den Stand eines Falls nicht mehr manuell rekonstruieren.

Automatisierung endet bewusst dort, wo menschliches Urteilsvermögen Mehrwert schafft. Mitarbeitende bleiben für die Beurteilung von Dokumenteninhalten und Datenqualität sowie für Geschäftsentscheidungen verantwortlich.

Auch bei Störungen arbeitsfähig bleiben

Prozessautomatisierung soll kritische Abläufe nicht von der Verfügbarkeit einer weiteren Anwendung abhängig machen.

Die Lösung wurde deshalb so ausgelegt, dass Mitarbeitende bei einem Ausfall der Workflow-Plattform oder umgebender Dienste im Kernbankensystem weiterarbeiten können. Fälle mit manuellen Änderungen lassen sich nach der Wiederherstellung identifizieren und abgleichen. Menschliche Aktualisierungen werden so vor dem Überschreiben durch nachfolgende automatisierte Verarbeitung geschützt.

Transaktionale Änderungen nutzen synchrone Integration, wenn unmittelbare Konsistenz erforderlich ist. Geeignete Daten- und Dokumentenereignisse werden asynchron verteilt. So werden Reaktionsfähigkeit und Systemunabhängigkeit mit den Konsistenzanforderungen des Bankbetriebs abgestimmt.

Von der Architektur zur produktionsreifen Lösung

Norifys Verantwortung ging über das Erstellen der Architektur hinaus.

Nach der Architekturfreigabe blieb Norifys Principal Architect für die Umsetzung bis zum produktiven Einsatz verantwortlich. Dazu gehörten die Einrichtung von Flowable in der Private Cloud der Bank, die Anbindung des Identitäts- und Zugriffsmanagements sowie der Bank- und Dokumentendienste. Auch automatisierte Bereitstellung und laufende Wartung waren Teil des Auftrags.

Das Mandat verband Lösungsarchitektur mit praktischer Umsetzung und spezialisiertem Flowable-Wissen. Dadurch konnten Herausforderungen in Prozessdesign, Integration, Sicherheit, Infrastruktur und Anwendungsbereitstellung bearbeitet werden, ohne Probleme immer wieder zwischen getrennten technischen Disziplinen weiterzureichen.

Wissen und Verantwortung im Team verankern

Hypothekenfinanzierung wurde als Pilot für eine breitere Prozessautomatisierungsinitiative ausgewählt. Mehr als 40 zusätzliche Geschäftsfälle wurden für eine künftige Prüfung identifiziert.

Das Ziel war weder eine massgeschneiderte Hypothekenanwendung noch eine langfristige Abhängigkeit von externen Spezialisten. Norify arbeitete mit den Analysten und Flowable-Modellierern der Bank zusammen und stellte Integrationsgrundlagen, Architektur, Prototypen und spezialisierte Begleitung bereit. Interne Teams konnten so schrittweise die Verantwortung für die Prozessentwicklung übernehmen.

Das Ergebnis ist eine Grundlage, um Geschäftsprozesse unabhängiger von den längeren Änderungszyklen bewährter Banking-Systeme weiterzuentwickeln.