Digitale Dokumentenerfassung für Finanzierungen

Weniger manuelle Nachverfolgung für Beratende

Nach dem Gespräch über eine Finanzierung erstellten Beratende eine Liste der benötigten Dokumente. Kundinnen und Kunden reichten diese per E-Mail oder persönlich bei der Bank ein. Die Anforderungen wurden als Freitext im Kundenmanagementsystem erfasst. Fehlende Unterlagen, Fristen und den Gesamtfortschritt mussten die Beratenden selbst nachverfolgen.

Im Rahmen eines bereits bestehenden Programms zur Verbesserung der Finanzierungsabläufe wollte die Bank die Dokumentenerfassung strukturieren. Dafür musste ein neuer kundenorientierter Dienst mit bewährten Banksystemen, Datenschutzanforderungen und der täglichen Beratungsarbeit verbunden werden.

Ein durchgängiger Ablauf für Beratung und Kundschaft

Beratende starten die Dokumentenerfassung heute aus Avaloq, dem bestehenden Beratungssystem der Bank. In Paperfly wählen sie eine Finanzierungsvorlage und passen die benötigten Dokumente an die jeweilige Situation an. Paperfly verfolgt die Einreichungen, versendet Erinnerungen und benachrichtigt die beratende Person bei jedem neu hochgeladenen Dokument.

Norify entwickelte die Verbindung, die den Fallfortschritt zurück nach Avaloq bringt. Beratende sehen den Erfassungsstatus dort, statt ihn aus Freitextnotizen zusammenzustellen. Upload-Benachrichtigungen ermöglichen es, Dokumente und mögliche Probleme früher zu prüfen.

Die tatsächlichen E-Mail-Adressen der Kundschaft bleiben während des gesamten Falls vor Paperfly verborgen. Norify entwickelte dafür eine von der Bank kontrollierte E-Mail-Anbindung mit Ersatzadressen. Zudem schlug Norify ein verbindliches Formular zum Bankkundengeheimnis vor: Kundinnen und Kunden müssen es lesen, akzeptieren und unterschreiben, bevor sie Dokumente hochladen können. Dafür werden die Formular- und Signaturfunktionen von Paperfly genutzt.

Verantwortung von der Projektidee bis zur Umsetzung

Norifys Principal Architect war bereits in der Projektvorbereitung beteiligt. Gemeinsam mit dem internen Business Analyst der Bank klärte er die technischen Fragen für den Business Case. Nach der Freigabe erarbeitete er das Lösungskonzept und stellte es dem Architekturgremium vor – mit Antworten zu Sicherheit, Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit.

Anschliessend führte Norify den Entwurf in die Umsetzung: Falleröffnung und Statusrückmeldung verbinden, E-Mail-Versand mit Anhängen entwickeln, Anmeldung und Berechtigungen für Beratende anbinden sowie Bereitstellung und Überwachung in Entwicklung, Test und Produktion vorbereiten.

Entscheidend war auch die Zusammenarbeit zwischen Bank, Paperfly und Hostingpartner. Norify übersetzte Anforderungen zwischen Organisationen mit unterschiedlichen Zuständigkeiten und Arbeitsweisen, klärte Sicherheits- und Integrationsfragen und koordinierte die Umsetzung über diese Grenzen hinweg.

Von der Geschäftsidee zum produktiven Einsatz in weniger als drei Monaten

Die Integration ging weniger als drei Monate nach der ersten Geschäftsidee in Produktion. Während der engen Betreuung nach dem Start stimmte Norify weitere Anforderungen mit Paperfly und dem Hostingpartner ab und begleitete deren Umsetzung.

Die Anbindung ausserhalb der Kernanwendung erlaubte es, kleinere Änderungen unabhängig von deren längerem Releasezyklus umzusetzen. So konnte die Bank auf neue fachliche Bedürfnisse reagieren und ihre bestehenden Systeme weiter nutzen.

Beratende nutzen die Lösung für mehr als acht Finanzierungskategorien, mit Dutzenden Dokumententypen und anpassbaren Formularen. Paperfly führt die Dokumentenliste und versendet Upload-Benachrichtigungen. Dadurch müssen Beratende den Dokumentenstatus weniger selbst nachführen.